Filiale de Deutsche Post, DHL Global Mail regroupe en France 400 salariés sur six sites de production. Ses deux principaux métiers sont l’édition de relevés de comptes, et le routage de colis. Pour son activité, fortement marquée par la saisonnalité, l’entreprise consacre chaque année 6 millions d’euros à ses dépenses d’intérim ; un budget qui en fait le premier poste de dépenses.
Chez DHL, la gestion de l’intérim est délocalisée. Ainsi le volet budgétaire est administré au siège. Les sites de production gèrent quant à eux localement les contacts avec les agences de travail temporaire. Jusqu’en 2008, la relation contractuelle avec les agences reposait sur des contrats papier. En tout, 40 000 contrats sont édités chaque année.
« Le projet a été rentabilisé en moins d’un an »
L’entreprise débute alors une phase d’expérimentation de la plate-forme Web Pixid. En avril 2008, trois sites sont d’abord concernés. Ils seront six en octobre. La dématérialisation porte dans un premier temps sur les éléments administratifs du processus, à savoir la commande des contrats d’intérim. Le suivi des dépenses sera l’étape suivante.
« En interne, le chef de site se met d’accord avec le chef d’atelier sur le nombre d’intérimaires. Une assistante, après un appel téléphonique à l’agence de travail temporaire, saisira la commande sur Pixid, en précisant les données relatives aux intérimaires et aux durées des contrats. Un certain nombre de champs sont prérenseignés dans l’application, comme les agences référencées » détaille Emmanuel Baudry.
« La dématérialisation a permis de clarifier la relation contractuelle »
L’ensemble des informations d’historique est archivé grâce à la solution de coffre-fort électronique de CDC Arkhinéo, intégrée à la plate-forme Pixid. Quant aux certificats électroniques, ils sont renouvelés chaque année. Mais la complexité du projet portait avant tout sur l’implication des agences d’intérim et la mutation de la relation. Pour mettre en oeuvre la dématérialisation, les agences devaient en effet elles aussi adopter Pixid pour la gestion des contrats avec DHL.
Le changement dans les habitudes de travail n’a finalement pas représenté un frein à l’aboutissement du projet. Pour DHL, les bénéfices sont bien au rendez-vous. « Le projet a été rentabilisé en moins d’un an, grâce notamment aux gains au niveau administratif. Le processus de gestion des contrats a été fluidifié. La dématérialisation, qui a permis de clarifier la relation contractuelle, génère une économie de 1 à 2% sur les dépenses d’intérim », note Emmanuel Baudry.
Ne sont en effet désormais présents sur les sites de DHL Global Mail que les travailleurs dont les contrats ont été préalablement signés électroniquement. Prochaine étape pour la filiale française : connecter son système de pointage et la plate-forme Pixid. Les heures de travail seront ainsi collectées et envoyées aux agences pour la facturation.
Christophe Auffray
Source : ZDNet.fr
