Numériquement parlant, il vient d’être mis fin à une anomalie concernant le traitement des notes de frais. Celles-ci sont enfin véritablement dématérialisées et il n’est plus besoin d’envoyer les justificatifs à la direction. L’anomalie, c’était un système de doublon selon lequel la note de frais était effectuée en ligne, accompagnée de justificatifs scannés qu’il fallait néanmoins envoyer par voie postale au siège. C’était la double sécurité, ceinture et bretelle, et l’on ne voyait pas très bien l’utilité du numérique dans l’affaire puisqu’il fallait quand même lécher le timbre et poster l’enveloppe. Ensuite, il fallait aussi que les courriers arrivent à destination mais, là, c’est une autre histoire.
Dorénavant, plus besoin d’envoyer les justificatifs mais il est demandé aux salariés de les conserver. D’ailleurs, en cas de contrôle URSSAF, le salarié aura tout intérêt à avoir stocké et classé sagement ses justificatifs. Il ne s’agit ni plus, ni moins que d’un transfert de tâche sur le salarié : d’un côté, plus besoin de courir à La Poste mais d’un autre, intérêt à bien archiver ses factures et tickets justificatifs.
Parmi les avancées pratiques, le statut, c’est-à-dire le niveau de traitement de la note de frais, peut se suivre en temps réel sur Concur, ce qui est plutôt une bonne chose. Mais quand la direction précise que “la numérisation des justificatifs doit être de bonne qualité”, cela nous amène à une réflexion. Le process suppose que le salarié soit équipé de moyens numériques en bon état de marche au moment de la création de sa note de frais. Il lui est imposé de disposer d’une smartphone ou d’un scanner en état de fonctionnement et en cas de dysfonctionnement, de bug, de panne, de vol ou de perte du smartphone… pas de frais ! Tout au moins jusqu’à renouvellement ou réparation du matériel. Autant un achat peut s’effectuer le jour même, autant nous savons que pour les réparations ce peut-être un délai de l’ordre d’une, deux ou trois semaines. Idem pour la réception d’un nouveau smartphone. Ajoutons que si l’entreprise pourvoit à la solution mobile en fournissant des smartphones, pour la solution fixe c’est au salarié de posséder, sur ses deniers personnels, un scanner de qualité et en bon état de fonctionnement le jour J..
IMPORTANT : lundi sur ce blogue
Les cadres Spring méritent mieux que ça !
Info
A compter de ce jour, nous ne publierons plus les commentaires liés à la prime défiscalisée dite Macron. Nous ne répondrons plus non plus aux courriels sur le sujet (déjà plusieurs centaines reçus auxquels il a été systématiquement répondu).
Nous conseillons à tous nos visiteurs salariés intérimaires de se rapprocher de leur agence et/ou d’écrire à l’une des deux adresses suivantes :
infoprimepouvoirachatCDII@adecco.fr
Infoprimepouvoirachatinterimaire@adecco.fr
Par ailleurs, nous avons rappelé de façon très claire les règles dans notre article du 31 janvier dernier “Prime défiscalisée : dernière mise au point“.
A compter de ce jour, nous ne publierons plus les commentaires liés à la prime défiscalisée dite Macron. Nous ne répondrons plus non plus aux courriels sur le sujet (déjà plusieurs centaines reçus auxquels il a été systématiquement répondu).
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Par ailleurs, nous avons rappelé de façon très claire les règles dans notre article du 31 janvier dernier “Prime défiscalisée : dernière mise au point“.
Personnellement, je conserve toujours un scan depuis des années et des années. Pour une note qui montée à plus de 600 euros, bien pratique quand un jour on m'annonce ne jamais avoir reçu les justificatifs de cette note…
Il vaut mieux tout garder en copie en cas de perte ou d'erreur.J'ai déjà donné !